Kiedy Abmahnung jest nieważne?
List upominający od pracodawcy skierowany do pracownika w ramach stosunku pracy stanowi ważne narzędzie do zwracania uwagi na niewłaściwe zachowanie pracowników, a jednocześnie funkcjonuje jako etap przed możliwym zakończeniem stosunku pracy. Takie upomnienie czy list upominający znane jest również w Niemczech. W języku niemieckim nazywa się to Abmahnung i działa jako jednoznaczny sygnał ostrzegawczy, że pracownik dopuścił się jakiegoś uchybienia. Abmahnung ma na celu stworzenie podstawy dla lepszej przyszłej współpracy. Pracownik powinien poważnie i konstruktywnie zmierzyć się z tym zachowaniem i wspólnie z pracodawcą znaleźć rozwiązanie sytuacji.
Dla pracodawcy ważne jest dokładne przestrzeganie ram prawnych przy wydawaniu Abmahnung – ponieważ nieprecyzyjne lub prawnie błędne Abmahnung może stracić swoją ważność. Chociaż prawo pracy nie przewiduje listu upominającego w żadnej specyficznej formie, treść powinna być zatem dokładnie i zgodnie z konkretnymi okolicznościami sformułowana. Jest to szczególnie istotne, jeśli list upominający ma później służyć jako podstawa do zakończenia stosunku pracy.
Podstawy prawne Abmahnung
Podstawową zasadą jest: Prawo pracy nie określa żadnych specyficznych wymogów prawnych dotyczących formułowania Abmahnung. Raczej konieczność listu upominającego wynika z zasady proporcjonalności: Zasada ta jest zakorzeniona w § 314 ust. 2 Kodeksu Cywilnego (BGB), gdzie przede wszystkim stosuje się w odniesieniu do nadzwyczajnych wypowiedzeń w długoterminowych stosunkach zobowiązaniowych. Zasada proporcjonalności stanowi podstawę dla listu upominającego w stosunku pracy, określając stopniowany system reakcji pracodawcy na naruszenie obowiązków przez pracownika. Na pierwszym miejscu stoi ostrzeżenie jako czysta reprymenda bez groźby dalszych konsekwencji pracowniczych. Upomnienie następuje jako kolejny wyższy stopień, a wreszcie (nadzwyczajne) zakończenie stosunku pracy jako najintensywniejszy środek.
Upomnienie pełni trzy podstawowe funkcje: dokumentację, reprymendę i ostrzeżenie. Na pierwszym miejscu jest funkcja ostrzegawcza: Abmahnung więc nie służy jako kara za już popełnione naruszenie obowiązków, ale ma na celu zapobieganie przyszłym wykroczeniom. Poprzez wyraźne ostrzeżenie pracownik ma być świadomy, że powtarzające się niewłaściwe zachowanie doprowadzi do poważnych konsekwencji aż do wypowiedzenia. Funkcja reprymendy ma na celu zwrócenie uwagi pracownika na specyficzne, nieakceptowalne zachowanie. Pisemna forma listu upominającego dodatkowo umożliwia funkcję dokumentacyjną, która może być istotna dla prowadzenia dowodów w przypadku sporu o ochronę przed wypowiedzeniem.
Ważność Abmahnung
Forma Abmahnung nie jest ściśle określona i może odbyć się zarówno ustnie, jak i na piśmie. Jednakże ze względów dowodowych zalecane jest pisemne upomnienie – ponieważ dla swojej skuteczności Abmahnung musi być nie tylko dostarczone pracownikowi, ale także przez niego aktywnie odebrane. Dlatego pracodawcom zaleca się uzyskanie pisemnego potwierdzenia odbioru Abmahnung, na przykład poprzez podpisaną kopię. Przed wydaniem Abmahnung powinno dojść do starannej analizy faktów. Obowiązuje bowiem zasada, że raz upomniany czyn nie może być ponownie użyty jako podstawa do wypowiedzenia – niezależnie od ciężkości wykroczenia.
Jeśli wydano kilka Abmahnung za podobne przewinienia, bez realizacji groźby wypowiedzenia w odpowiednim czasie, może to osłabić skuteczność Abmahnung a ostatecznie także ewentualnego późniejszego wypowiedzenia. Dlatego lepiej unikać takiego nagromadzenia Abmahnung. Pracodawcy powinni ostatecznie wziąć pod uwagę, że skuteczność Abmahnung jako ostrzeżenia maleje, im dłuższy czas od zachowania, które jest przedmiotem Abmahnung, minął. List upominający może również całkowicie stracić swoją ważność – na przykład, jeśli pracownik może na podstawie zachowania pracodawcy przypuszczać, że jego zachowanie nie będzie miało konsekwencji pracowniczych.
Jakie wymogi treściowe muszą być spełnione?
Aby Abmahnung było uznane za skuteczne, musi spełniać zarówno funkcję reprymendy, jak i ostrzeżenia. Funkcja reprymendy jest spełniona, jeśli pracodawca dokładnie i wyraźnie wskazuje, które konkretne zachowanie pracownika jest przedmiotem upomnienia. Powinny być dokładnie podane data, czas, miejsce i możliwe zaangażowanie świadków, aby można było szczegółowo opisać naruszenie obowiązków. Ponadto należy dokładnie określić, którym postanowieniom umowy o pracę inkryminowane zachowanie narusza. Ogólne odniesienia – jak na przykład do przestrzegania obowiązku zachowania tajemnicy – nie są wystarczające. Aby spełnić funkcję ostrzegawczą, konieczne jest jasne przekazanie pracownikowi, jakiego zachowania oczekuje się od niego w przyszłości. Należy więc jednoznacznie wyjaśnić, że w przypadku powtórzenia niewłaściwego zachowania należy liczyć się z dalszymi konsekwencjami pracowniczymi, a w razie potrzeby również z wypowiedzeniem.
Abmahnung musi zatem spełniać następujące dane:
- Szczegółowy opis incydentu: Na przykład „Dnia 30.01.2024 rozpoczęli Państwo pracę o godzinie 9:45, co stanowi opóźnienie o 75 minut.“
- Wskazanie konkretnego naruszenia obowiązku: Na przykład „Jest to sprzeczne z § 6 Państwa umowy o pracę.“
- Wezwanie do przestrzegania warunków umowy w przyszłości: Na przykład „Oczekujemy, że w przyszłości będą Państwo przestrzegać godzin pracy i zaczynać na czas.“
- Ostrzeżenie o możliwych konsekwencjach pracowniczych przy ponownym naruszeniu: Na przykład „W przypadku powtórzenia zastrzegamy sobie prawo do podjęcia kroków pracowniczych, które mogą obejmować zakończenie Państwa stosunku pracy.“
Czy podpis jest konieczny?
Pracodawcy zwykle proszą o podpis, aby udokumentować odbiór Abmahnung i użyć go jako dowód w przypadku wypowiedzenia z powodu zachowania. Jednak ogólnie nie ma obowiązku dla pracownika, aby podpisywał Abmahnung. Zamiast tego ogólnie zaleca się tego nie robić – zwłaszcza jeśli list zawiera formułowania takie jak „przyjęte i zaakceptowane“. Podpis w przypadku sporu prawnego mógłby zostać zinterpretowany jako przyznanie się do niewłaściwego zachowania i w ten sposób osłabić pozycję pracownika, jeśli później chciałby się odwołać od wypowiedzenia. Pracodawca musiałby wtedy polegać na alternatywnych dowodach, takich jak zeznania świadków.
Jakie są powody dla nieważności Abmahnung?
Abmahnung jest uznawane za ważne założenie do wypowiedzenia z powodu zachowania – i właśnie dlatego sądy pracy dokładnie badają prawną zasadność upomnienia. Dotyczy to również w przypadku procesu o usunięcie Abmahnung z akt osobowych pracownika. Aby Abmahnung było prawnie skuteczne, musi spełniać szereg wymagań – a zatem istnieje również wiele powodów, dla których może stracić swoją ważność.
Brak dowodów
Jednym z najczęstszych powodów nieważności Abmahnung jest niewystarczające obciążenie dowodowe ze strony pracodawcy. Dla skutecznego Abmahnung pracodawca musi udowodnić, że pracownik faktycznie naruszył swoje obowiązki umowne. Jeśli dowody brakują lub powody dla Abmahnung są niewystarczające, ważność takiego upomnienia jest podważana. Dzieje się tak na przykład, gdy pracownik jest upominany za nieosiągnięcie celów sprzedażowych, które mogły nie być realistyczne lub umownie ustalone.
Brak dokumentacji
Ważność Abmahnung silnie zależy od starannego badania i dokumentacji niewłaściwego zachowania ze strony pracodawcy. Ważne Abmahnung musi wyraźnie wskazywać na naruszone obowiązki umowne, zawierać wezwanie do zmiany zachowania i ostrzegać przed konsekwencjami pracowniczymi w przypadku powtórzenia. Jeśli którykolwiek z tych elementów brakuje, list upominający może być nieskuteczny. W procesie pracodawca musi udowodnić postawione zarzuty. Często zawodzi to z powodu niewystarczających świadectw lub niepewnych wspomnień, co może znacząco obniżyć wiarygodność zarzutów. List upominający musi dokładnie i szczegółowo opisać niewłaściwe zachowanie pracownika. Ogólne zarzuty takie jak „Nie pracujesz wystarczająco starannie“ lub „Powtarzająco się spóźniałeś“ nie są wystarczające. Pracownik musi dokładnie rozumieć, które zachowanie jest krytykowane i jak powinien je zmienić.
Błędy w zbiorczym Abmahnung
Jeśli pracodawca w Abmahnung podsumowuje wiele niewłaściwych zachowań i przynajmniej jedno z tych zachowań nie jest poprawne lub nie jest opisane wystarczająco dokładnie, całe ostrzeżenie staje się nieważne. Nawet przy powtarzającym się poprawnie zidentyfikowanym niewłaściwym zachowaniu nie można więc wypowiedzieć umowy z powodu zachowania.
Podpis nieuprawnionej osoby
List upominający musi zostać wydany przez osobę do tego uprawnioną, jak odpowiedzialny za kadrę lub bezpośredni przełożony. Abmahnung podpisane przez nieuprawnioną osobę jest nieważne – nawet jeśli stało się to z powodu choroby lub urlopu odpowiedzialnej osoby.
Co nie powinno być zawarte w Abmahnung?
W upomnieniu powinno się unikać pewnych treści, ponieważ są one albo prawnie niedopuszczalne, osłabiają skuteczność listu upominającego lub mogą prowadzić do możliwych nieporozumień. Najważniejsze treści są wymienione poniżej:
- Wymagania wykraczające poza stosunek pracy: Abmahnung powinno ograniczać się do aspektów istotnych w ramach stosunku pracy i umowy o pracę. List upominający, który dotyczy zachowania poza służbą, które nie ma wpływu na stosunek pracy, jest więc często nieskuteczny – pracodawca musi ograniczyć się do zachowań, które bezpośrednio wiążą się z obowiązkami wynikającymi z umowy o pracę.
- Odniesienia do zachowania poza służbą: Abmahnung również nie powinno dotyczyć życia prywatnego pracownika, jeśli to zachowanie nie ma bezpośredniego wpływu na stosunek pracy.
- Obraźliwe lub dyskryminujące wypowiedzi: Jakakolwiek forma obraźliwych, poniżających lub dyskryminujących uwag jest niedopuszczalna w upomnieniu. Obejmuje to ataki osobiste, komentarze rasistowskie lub seksistowskie i jakąkolwiek formę nękania.
- Groźby lub zastraszanie: Chociaż Abmahnung może i powinno wskazywać na możliwe konsekwencje powtarzającego się niewłaściwego zachowania, powinno unikać groźb lub zastraszania.
- Komunikacja powinna być zawsze – zarówno ustnie, jak i pisemnie – profesjonalna i merytoryczna.
- Odniesienia do osobistych opinii lub uczuć: Abmahnung powinno koncentrować się na obiektywnych faktach, a nie na subiektywnych opiniach lub uczuciach przełożonego lub pracodawcy.
- Propozycje zmian, które nie są wykonalne lub są nieadekwatne: Wymagane zmiany zachowania w upomnieniu muszą być realistyczne i adekwatne. Niemożliwe lub nieodpowiednie żądania mogą osłabić ważność Abmahnung.
Postępowanie z Abmahnung
Pracownicy mają różne opcje reakcji na Abmahnung. Przede wszystkim istnieje możliwość napisania kontrargumentacji lub wniesienia sprzeciwu do akt osobowych. Możliwe jest również zwrócenie się do rady pracowniczej lub rady personalnej i złożenie tam skargi na Abmahnung. Jest to szczególnie odpowiednie, jeśli Abmahnung wiąże się z problemami w miejscu pracy, takimi jak wysokie obciążenie pracą czy braki organizacyjne. Należy jednak pamiętać, że pracownicy rady nie są uprawnieni do udzielania porad prawnych, lecz raczej pomagają w rozwiązywaniu wewnętrznych problemów. Niektórzy pracownicy próbują przekonać pracodawcę do wycofania Abmahnung – w razie potrzeby nawet poprzez wniesienie sprawy do sądu pracy w celu usunięcia Abmahnung z akt osobowych. Tutaj jednak ważne jest dokładne przestrzeganie formalno-prawnych kroków i uwzględnienie również aspektów praktycznych: Do nich należą na przykład dowody lub rozważenie, czy odpowiednia byłaby “zachowanie twarzy” przeprosiny.
Jak najlepiej zareagować na Abmahnung?
Przy otrzymaniu listu upominającego szczególnie ważne jest zachowanie spokoju i rozwagi – i zdecydowanie nie należy robić pochopnie czegoś, czego później można by żałować. Pracownicy powinni poświęcić czas na dokładne przemyślenie sytuacji i zarzutów – często to pomaga lepiej zrozumieć stanowisko pracodawcy. Natychmiastowa pisemna reakcja lub komentarz do upomnienia nie jest potrzebna i zwykle nie jest odpowiednia. Pracodawcy czasami określają terminy na odpowiedź – ale pochopna odpowiedź często prowadzi do niekorzyści dla pracownika. Nawet w przypadku towarzyszącej rozmowy dotyczącej upomnienia wskazane jest początkowo powstrzymanie się i nie wdawanie się spontanicznie w obronę.
Zamiast tego należy najpierw dokładnie zbadać i zrozumieć zarzuty. Jeśli na przykład nadmiar pracy jest powodem krytykowanego zachowania, należy to dokładnie udokumentować i ewentualnie przedyskutować z kolegami. Niezależnie od powodu upomnienia należy jednak unikać potwierdzenia w liście upominającym, że zarzuty są uzasadnione. Takie oświadczenie może być później użyte przeciwko pracownikowi – ponadto nie ma obowiązku zgadzać się z zarzutem w jakiejkolwiek formie. W niejasnych sytuacjach może być odpowiednie przeproszenie, aby poprawić relację z pracodawcą – bez przyznawania się do niewłaściwego zachowania. Takie przeprosiny powinny być sformułowane ostrożnie i nie powinny zawierać bezpośredniego przyznania się do zarzutów.
Czy można sprzeciwić się Abmahnung?
Przy otrzymaniu Abmahnung wiele osób rozważa obronę przed jego treścią. Istnieje rzeczywiście możliwość prawnego wystąpienia przeciwko upomnieniu, jednak taki sprzeciw powinien być dobrze przemyślany i strategicznie przygotowany. Najpierw rozsądnie jest sprawdzić upomnienie przez prawnika specjalizującego się w prawie pracy. Często list upominający nie spełnia potrzebnych standardów prawnych, co czyni go podważalnym. Prawnik może zbadać upomnienie pod kątem braków prawnych i zalecić odpowiednie kroki, które obiecują sukces w sprzeciwie. W tym kontekście zawarcie ubezpieczenia ochrony prawnej może być również rozsądnym krokiem, zwłaszcza jeśli grozi dalsze upomnienie lub wypowiedzenie. Oferuje to finansowe zabezpieczenie na wypadek konieczności podjęcia działań prawnych.
Opcją sprzeciwu jest napisanie kontrargumentacji. Każdy pracownik ma prawo napisać taką kontrargumentację, która następnie zostaje dołączona do akt osobowych. Decyzja, czy kontrargumentacja jest rozsądna, zależy od indywidualnych okoliczności przypadku: Z jednej strony oferuje możliwość jasnego wyjaśnienia własnej perspektywy i ewentualnych nieporozumień. Z drugiej strony kontrargumentacja może być szczególnie nierozsądna, jeśli tym samym ułatwia pracodawcy krok do wypowiedzenia. Jeśli ktoś decyduje się na sprzeciw, sformułowanie powinno być w każdym przypadku precyzyjne i przemyślane, aby wzmocnić własną pozycję. Możliwością jest również pozew przeciwko Abmahnung, ale należy to dobrze przemyśleć. Szczególnie w sektorze prywatnym przedwczesny pozew może mieć niepożądane konsekwencje – bez prawnika lepiej się w to nie angażować.
Co się stanie, jeśli odmówię przyjęcia Abmahnung?
Odmowa podpisania listu upominającego zwykle nie wpływa na jego ważność. Abmahnung pozostaje oficjalnym i skutecznym dokumentem, który może być później użyty jako dowód w sporach pracowniczych lub przy wypowiedzeniu. Jednocześnie samo odmówienie podpisania upomnienia nie powinno bezpośrednio prowadzić do konsekwencji pracowniczych. Podpis pracownika służy zazwyczaj jedynie jako dowód dla pracodawcy, że pracownik przyjął upomnienie. Niemniej ważne jest zwrócenie uwagi na treść upomnienia. W upomnieniu zazwyczaj opisuje się niewłaściwe zachowanie pracownika i wzywa do zmiany zachowania lub do podjęcia określonych działań w celu rozwiązania problemu.
Jeśli pracownik zignoruje te wezwania i nie podejmie żadnych kroków w celu naprawy krytykowanego zachowania lub rozwiązania wskazanego problemu, może to prowadzić do dalszych konsekwencji: W takich przypadkach zazwyczaj pracodawca podejmuje kolejne kroki, które w najgorszym przypadku mogą prowadzić do zakończenia stosunku pracy.
FAQ – Pytania i odpowiedzi na temat Abmahnung
Co robić, gdy pracownik nie podpisze Abmahnung?
Jeśli pracownik odmówi podpisania upomnienia, upomnienie i tak pozostaje ważne – podpis służy przede wszystkim jako dowód doręczenia. Pracodawca może jednak udokumentować, że przedstawił pracownikowi upomnienie, a ten odmówił podpisu, na przykład za pomocą notatki w liście z upomnieniem lub świadków. Ważne jest, aby pracodawca jasno i obiektywnie wyjaśnił treść upomnienia i powody niewłaściwego zachowania pracownika oraz przestrzegał ram prawnych.
Ile Abmahnung prowadzi do wypowiedzenia?
Prawo nie określa, ile razy musisz otrzymać list upominający, zanim zostanie Ci wręczone wypowiedzenie. Wszystko zawsze zależy od konkretnego przypadku. Ogólnie rzecz biorąc, nawet jedno upomnienie może wystarczyć, zwłaszcza w przypadku poważnych wykroczeń. W przypadku mniej poważnych lub różnorodnych niewłaściwych zachowań zazwyczaj wydaje się kilka upomnień przed wypowiedzeniem. Możesz jednak również otrzymać listy upominające za mniej poważne działania, takie jak surfowanie w internecie w godzinach pracy, ale wypowiedzenie za nie prawdopodobnie Ci nie grozi. Decydujące jest, aby upomnienie konkretnie nazwało niewłaściwe zachowanie i wyjaśniło, że jeśli nie dojdzie do zmiany zachowania, grozi wypowiedzenie.
Czy można dostać Abmahnung za jednorazowy błąd?
Abmahnung może być wydane nawet za jednorazowy błąd – szczególnie jeśli wykroczenie jest poważne i dochodzi do znacznego naruszenia obowiązków pracowniczych. Znaczenie błędu i związane z nim naruszenie obowiązków określonych w umowie o pracę są kluczowe dla uzasadnienia Abmahnung. Nawet w przypadku jednorazowego niewłaściwego zachowania, upomnienie powinno wezwać pracownika do zmiany zachowania i wskazać na konsekwencje w przypadku powtórzenia.
Jakie inne środki mają do dyspozycji pracodawcy?
Oprócz listów upominających, pracodawcy mają do dyspozycji różne środki reagowania na niewłaściwe zachowanie pracowników. Należą do nich na przykład rozmowa z pracownikiem jako możliwość omówienia zachowania i wspólnego znalezienia rozwiązania, a także przeniesienie lub przesunięcie pracownika do innego działu lub na inne stanowisko. W poważnych przypadkach rozważane jest również natychmiastowe wypowiedzenie, zwłaszcza gdy niewłaściwe zachowanie jest tak poważne, że kontynuacja stosunku pracy oznacza dalsze problemy. W pewnych sytuacjach dopuszczalne są również sankcje pracownicze, takie jak obniżenie premii czy pensji.
Podsumowanie
Pracownicy, którzy otrzymają list upominający, powinni go traktować poważnie – nawet jeśli nie zgadzają się z upomnieniem lub nie chcą go podpisać. Staranne zbadanie zarzutów, ewentualnie przy wsparciu prawnika specjalizującego się w prawie pracy, i adekwatna reakcja na wymagania określone w upomnieniu są teraz na miejscu, aby uniknąć dalszych negatywnych konsekwencji w relacji pracy. Ostatecznie ważne jest, aby pozostać otwartym na wewnętrzną komunikację i szukanie rozwiązań oraz zdawać sobie sprawę, że proaktywne i konstruktywne podejście jest kluczem do wyjaśnienia sytuacji. W wielu przypadkach można znaleźć rozwiązanie, które jest satysfakcjonujące dla obu stron – bez konieczności prowadzenia sporu prawnego.
