Zmotywowani i wydajni pracownicy stanowią klucz do sukcesu. Wypowiedzi szkodzące firmie lub reputacji, nieusprawiedliwiona nieobecność czy przyjmowanie łapówek: nie każdy pracownik, który przeszedł pomyślnie proces rekrutacji i został zatrudniony, okazuje się optymalnym wyborem. W idealnym przypadku otwarta komunikacja w rozmowie 1:1 między przełożonym a danym pracownikiem prowadzi do większej motywacji i wydajności personelu. W niektórych poważnych przypadkach niezbędne jest jednak złożenie wypowiedzenia. Zwolnienie jest nieuniknione. Ale jak prawidłowo zwolnić pracownika jako pracodawca i kiedy wypowiedzenie jest skuteczne? Kiedy wypowiedzenie jest nieskuteczne, czym jest natychmiastowe wypowiedzenie i jaka jest różnica między błędami formalnymi a merytorycznymi?
Wypowiedzenie umowy o pracę w Niemczech: Podstawy
Wypowiedzenie jest jednostronnym i prawnym oświadczeniem w formie pisemnej. Poprzez wypowiedzenie jedna ze stron umowy może zakończyć istniejący stosunek umowny. Druga strona nie musi wyrazić zgody na wypowiedzenie. W przypadku rozwiązania umowy lub jej zmiany jest inaczej. Jeśli wypowiadasz pracownikowi umowę, musisz jedynie złożyć oświadczenie o wypowiedzeniu. Rozróżnia się wypowiedzenie zwykłe i nadzwyczajne. Wypowiedzenie zwykłe wymaga, abyś przestrzegał zarówno ustawowego, jak i umownego okresu wypowiedzenia. Ponadto okres wypowiedzenia może być również określony przez układ zbiorowy pracy.
W przypadku zwykłego wypowiedzenia nie musi istnieć istotny powód. Jako pracodawca możesz wypowiedzieć umowę bez ważnego powodu – na przykład dlatego, że po prostu chcesz zakończyć umowę. Wolność wypowiedzenia przysługuje Ci jednak tylko wtedy, gdy pracownik nie ma ochrony przed wypowiedzeniem. Rada: Jeśli sporządziłeś umowę o pracę z nadzwyczaj długim okresem wypowiedzenia wynoszącym ponad trzy lata, ustalony w umowie okres może okazać się nieważny. Ponadto należy pamiętać, że zgodnie z § 15 ust. 3 ustawy o pracy na czas określony i niepełnym wymiarze czasu pracy (TzBfG) nie ma wolności wypowiedzenia w przypadku umów na czas określony. Wyjątek stanowią stosunki pracy, których układy zbiorowe pracy lub umowy o pracę przewidują możliwość zwykłego wypowiedzenia.
W przypadku wypowiedzenia nadzwyczajnego okres wypowiedzenia nie musi być przestrzegany przez wypowiadającego. Jednakże, zgodnie z § 626 ust. 1 niemieckiego kodeksu cywilnego (BGB), musi istnieć ważny powód. Musi to być powód, który czyni niemożliwym utrzymanie umownego okresu wypowiedzenia. Należy jednak pamiętać, że nie jest to automatycznie równoznaczne z natychmiastowym wypowiedzeniem. Ma to miejsce tylko wtedy, gdy wypowiedzenie nadzwyczajne nie jest związane z okresem wypowiedzenia. Pracownik, któremu zostaje wręczone natychmiastowe wypowiedzenie, opuszcza firmę natychmiastowo, a nie na koniec miesiąca lub w innym terminie. Pracownik, który otrzymuje nadzwyczajne wypowiedzenie z okresem wypowiedzenia, przestrzega tego okresu i dopiero wtedy opuszcza firmę.
Jak powinna wyglądać ważna wypowiedź w Niemczech?
Aby wypowiedzenie było skuteczne, pracodawca musi przestrzegać kilku kluczowych punktów. Po pierwsze, wypowiedzenie musi być dokonane na piśmie. Można je wręczyć osobiście lub wysłać pocztą. Wysyłka e-mailem lub faksem nie jest dopuszczalna. Po drugie, należy zachować określoną formę wypowiedzenia. Pismo wypowiedzenia powinno zawierać następujące elementy:
- Dane pracodawcy,
- Dane pracownika,
- Miejsce,
- Data,
- Temat (jasno sformułowany),
- Okres wypowiedzenia (nie jest ustawowo wymagany),
- Termin wypowiedzenia,
- Podpis osoby wypowiadającej umowę.
Zwykłe wypowiedzenie nie musi zawierać powodów – chyba że istnieją regulacje wynikające z układu zbiorowego pracy lub umowy o pracę, albo dotyczy to osób będących na stażu czy pracownic w okresie ochrony macierzyńskiej. Jako pracodawca powinieneś jednak dążyć do rozmowy i transparentnie przedstawić powody w rozmowie 1:1. Możesz to zrobić przed sporządzeniem pisma wypowiedzenia lub w momencie jego wręczenia. W ten sposób osiągniesz czyste rozstanie. W niektórych przypadkach musisz udowodnić, że przekazałeś wypowiedzenie pracownikowi. Dlatego zaleca się potwierdzenie odbioru wypowiedzenia podpisem pracownika. Alternatywnie możesz wręczyć wypowiedzenie w obecności trzeciej osoby, która będzie pełniła rolę świadka. Jeśli tego nie zrobiłeś, wypowiedzenie nie jest skuteczne. Musisz kontynuować wypłatę wynagrodzenia w firmie świadczącej usługi opiekuńcze.
Kiedy wypowiedzenie w Niemczech jest nieważne?
Jeśli nie uwzględnisz wszystkich przepisów dotyczących ochrony przed wypowiedzeniem, wypowiedzenie może okazać się nieważne. Możliwa konsekwencja: jeśli zwolniony pracownik złoży pozew o ochronę przed wypowiedzeniem i wygra, będziesz musiał nadal płacić wynagrodzenie. Powstaną koszty, których można uniknąć dzięki niezbędnej wiedzy fachowej. Dlatego ważne jest, aby przed złożeniem wypowiedzenia koniecznie sprawdzić, czy istnieje ochrona przed wypowiedzeniem. Jeśli chcesz kontynuować stosunek pracy w porozumieniu z danym pracownikiem, możesz wycofać swoje wypowiedzenie. Wówczas jest to oświadczenie o wycofaniu wypowiedzenia. Prawnie wycofanie wypowiedzenia stanowi ofertę kontynuowania wypowiedzianego stosunku pracy na wcześniej ustalonych warunkach umowy.
Ryzyko: Zwolniony pracownik może przyjąć ofertę, ale nie musi tego robić. Jeśli złożyłeś wypowiedzenie w emocjonalnym momencie i teraz tego żałujesz, możesz w ten sposób stracić wydajnego pracownika lub pracownika o dużym potencjale, który mógłby się rozwijać pod Twoją opieką. Jeśli masz w swoim zespole specjalistów z zagranicy, którzy nie znają języka niemieckiego, warto wręczyć im wypowiedzenie również w przetłumaczonej formie. Nie ma jednak obowiązkowego tłumaczenia. Niezależnie od znajomości języka, wypowiedzenie sporządzone w języku niemieckim jest prawnie skuteczne.
Jakich błędów powinni unikać pracodawcy przy wypowiadaniu umowy?
Niewłaściwe zachowanie w miejscu pracy może prowadzić do zwolnienia pracownika. W większości przypadków przed wypowiedzeniem musi jednak nastąpić upomnienie. Upomnienie zapewnia pracownikowi szansę na poprawę. Jednocześnie działa jako ostrzeżenie, sygnalizując, że kolejny naruszenie może skutkować zwolnieniem. Zwolnienie z powodu zachowania bez wcześniejszego upomnienia może być nieważne. Po pierwszym upomnieniu nie powinieneś natychmiast zwalniać pracownika. Jest to zazwyczaj możliwe tylko wtedy, gdy po upomnieniu dochodzi do kolejnego naruszenia. Liczba upomnień poprzedzających zwolnienie może się różnić w zależności od przypadku.
W wyjątkowych sytuacjach możesz wypowiedzieć umowę z powodu zachowania bez wcześniejszego upomnienia, jeśli stwierdzisz, że upomnienie nie przyniosłoby pozytywnego efektu. To samo dotyczy bardzo poważnych naruszeń obowiązków, gdy zaufanie zostało nieodwracalnie naruszone. Jeśli zwalniasz pracownika z powodów ekonomicznych, nie musisz wcześniej przekazywać upomnienia. Podobnie w przypadku zwolnienia z powodu choroby, obowiązek ten nie istnieje. Powód: upomnienie działa jako ostrzeżenie. Spełnia swoją funkcję tylko wtedy, gdy pracownik może samodzielnie skorygować swoje jednokrotne naruszenie. W przypadku choroby pracownik nie ma wpływu na jej przebieg. Również na trudności ekonomiczne nie ma wpływu.
Planujesz w ciągu najbliższych 30 dni zwolnić kilku pracowników ze swojej firmy? Nie zapomnij zgłosić liczby wypowiedzeń do urzędu pracy. Musisz złożyć zawiadomienie o zwolnieniach grupowych. Wielu pracodawców pomija to zawiadomienie, co czyni wypowiedzenia niezgodnymi z prawem. Kiedy więc wymagane jest zgłoszenie zwolnień grupowych?
- Firma zatrudnia od 21 do 59 pracowników. W przypadku 5 lub więcej zwolnień w ciągu 30 dni należy zgłosić zwolnienia grupowe do urzędu pracy.
- Firma zatrudnia od 60 do 499 pracowników: W przypadku 25 zwolnień lub zwolnień co najmniej 10 procent załogi należy zgłosić zwolnienia grupowe do urzędu pracy.
- Firma zatrudnia co najmniej 500 pracowników. Jeśli w ciągu 30 dni wydasz co najmniej 30 wypowiedzeń, musisz to zgłosić do urzędu pracy.
Należy również pamiętać: Jeśli istnieje rada zakładowa, zwolnienia grupowe muszą być wcześniej zgłoszone radzie zakładowej. Należy przekazać informacje o liczbie wypowiedzeń, powodach wypowiedzeń, kryteriach wypowiedzeń oraz wysokości odpraw. W tym kontekście nie należy mieszać form udziału. Pamiętaj również, że niektórych pracowników nie można zwolnić. Dotyczy to pracowników objętych ochroną macierzyńską lub będących na urlopie rodzicielskim. Jednakże wyjątki potwierdzają regułę. Jeśli doszło do poważnych naruszeń umowy, możesz zwolnić także tych pracowników. Poważnym naruszeniem może być na przykład groźba ze strony pracownika. Wypowiedzenie musi zostać sprawdzone i uznane za dopuszczalne przez urząd ochrony pracy. Musi zawierać powód zwolnienia.
W normalnych okolicznościach nie możesz również zwolnić pracowników, którzy opiekują się chorymi członkami rodziny. Możliwy wyjątek: zamykasz swoją firmę. Upewnij się również, że wypowiedzenie nie zostanie wręczone w dzień świąteczny, podczas śmierci bliskiej osoby, ciężkiej choroby lub w dniu poronienia. W przeciwnym razie może być ono nieważne. Jeśli pracownik otrzyma Twoje wypowiedzenie na przykład w dniu, w którym przebywa w szpitalu po ciężkim wypadku przy pracy, ma on duże szanse na wygraną w sądzie.
Jako pracodawca powinieneś również w przypadku zwolnienia zachować sprawiedliwe i szanujące podejście. Wypowiedzenie nie powinno zawierać emocjonalnych zwrotów. Może to mieć negatywne skutki dla Ciebie i zaszkodzić Twojej reputacji.
Te błędy często pojawiają się przy wypowiedzeniach
Skuteczność wypowiedzenia może być zagrożona przez błędy formalne i merytoryczne. Podpis pod pismem wypowiadającym umowę składają osobiście dyrektor, członek zarządu lub upoważniona osoba trzecia. Dokument wymagający potwierdzenia odbioru przekazujesz następnie pracownikowi osobiście lub wysyłasz pocztą. W tym ostatnim przypadku ważność wypowiedzenia zależy od momentu, w którym pracownik znajdzie pismo w swojej skrzynce pocztowej. Wiele sporów sądowych wynika z nieprawidłowego okresu wypowiedzenia i innych błędów formalnych. Posiadając odpowiednią wiedzę, unikniesz nieważnego wypowiedzenia ze strony pracodawcy.
Wypowiedzenie w Niemczech nie zostało sporządzone w formie pisemnej
Czy zwolniłeś swojego pracownika ustnie lub przez WhatsApp? Zgodnie z § 623 BGB wypowiedzenie może być dokonane wyłącznie w formie pisemnej. Jest nieważne, jeśli forma pisemna jest nieprawidłowa. Dotyczy to zarówno zwykłego, jak i nadzwyczajnego wypowiedzenia, w tym natychmiastowego. Podpisz dokument własnoręcznie lub za pomocą parafy. Parafa to znak ręczny, w którym nie można rozpoznać poszczególnych liter. Musi on być poświadczony przez notariusza. Jeśli tego nie zrobisz, wypowiedzenie będzie nieważne. Wypowiedzenie nie może być również przesłane faksem przez pracodawcę, ponieważ musi być wręczone pracownikowi w oryginale. W przeciwnym razie, zgodnie z prawem, wypowiedzenie w tym kontekście również jest nieważne. Jeśli w postępowaniu ochrony przed wypowiedzeniem przed sądem pracy nie możesz przedstawić dokumentu w formie pisemnej, grożą Ci konsekwencje finansowe, takie jak odszkodowanie.
Brak konsultacji z radą zakładową
Rada zakładowa musi być poinformowana o każdej planowanej wypowiedzi. Rada zakładowa musi mieć szansę wyrażenia swojej opinii na temat zdarzenia. Konsultacja z radą zakładową nie musi jednak wpływać na Twoją decyzję. Jeśli rada zakładowa sprzeciwi się wypowiedzeniu, możesz mimo to zwolnić pracownika. Wielu pracodawców popełnia błąd, nie przekazując radzie zakładowej wszystkich niezbędnych informacji. Musisz przekazać osobiste dane pracownika (w tym informacje o ciąży lub inne rodzinne okoliczności), opis stanowiska pracy, czas zatrudnienia oraz rodzaj wypowiedzenia z obowiązującymi terminami. Nie zapomnij także podać powodów wypowiedzenia. W przeciwnym razie wypowiedzenie, które ma zakończyć umowę o pracę, będzie nieważne.
Nieprzestrzeganie okresu wypowiedzenia
Stosunek pracy trwa do upływu okresu wypowiedzenia, nawet po wręczeniu wypowiedzenia. Jako pracodawca musisz więc wypłacać wynagrodzenia do momentu wygaśnięcia okresu wypowiedzenia. Jeśli nie wywiążesz się z tego obowiązku, działasz niezgodnie z prawem.
Wypowiedzenie w Niemczech nie zostało skutecznie doręczone
Zawsze wręczaj wypowiedzenie osobiście w obecności świadka lub wysyłaj je pocztą (fizyczne oświadczenie w obecności świadków) i uzyskaj pisemne potwierdzenie odbioru. W ten sposób możesz udowodnić, że wypowiedzenie zostało prawidłowo doręczone. Pracodawcy, którzy nie stosują się do tej zasady, ryzykują nieważność wypowiedzenia. Jeśli wypowiedzenie trafi do skrzynki pocztowej pracownika w sobotę o godzinie 22:00, prawnie zostaje doręczone w następny poniedziałek. Data widniejąca na wypowiedzeniu, czyli “data, pod którą wypowiedzenie zostało wystawione”, nie ma prawnego znaczenia.
Wypowiedzenie w Niemczech przez nieuprawnione osoby
Wypowiedzenie mogą dokonać tylko dyrektorzy, członkowie zarządu lub upoważnione osoby trzecie, takie jak kierownik działu kadr. W przypadku innych osób trzecich, takich jak pracownicy działu kadr (nie będący kierownikiem działu kadr), należy dołączyć dokument pełnomocnictwa. Pełnomocnictwo musi być zawsze udokumentowane. Dokument pełnomocnictwa musi być przedstawiony w oryginale. Alternatywnie, zwolniony pracownik musi być świadomy pełnomocnictwa osoby podpisującej wypowiedzenie. W pewnych okolicznościach inne osoby mogą podpisać i wręczyć wypowiedzenie. Może to być na przykład inny podmiot prawny, jeśli stosunek pracy przechodzi na mocy przejęcia zakładu pracy. Nie jesteś pewien? Aby uniknąć nieważności wypowiedzenia, procesów sądowych z żądaniem odszkodowania oraz zapewnić przestrzeganie przepisów, najlepiej skonsultować się z prawnikiem.
Wypowiedzenie w Niemczech nie zostało uzasadnione
Na żądanie musisz niezwłocznie podać przyczynę wypowiedzenia, jeśli jest to wypowiedzenie nadzwyczajne. W przypadku zwolnienia pracownicy objętej ochroną macierzyńską musisz podać przyczynę wypowiedzenia w piśmie oraz uzyskać zgodę najwyższego organu ochrony pracy w danym kraju związkowym.
FAQ
Czy wypowiedzenie w Niemczech z błędami ortograficznymi jest ważne?
Wypowiedzenie zawierające błędy ortograficzne może wyglądać nieprofesjonalnie, ale jest ważne.
Co oznacza wypowiedzenie w Niemczech w formie pisemnej?
Wypowiedzenie nie może być dokonane ustnie ani za pośrednictwem komunikatorów.
Kiedy wypowiedzenie jest uznawane za przyjęte?
Wypowiedzenie jest skuteczne, gdy dotrze do adresata. W przypadku wysyłki listem poleconym z potwierdzeniem odbioru, jest to moment, w którym adresat podpisze potwierdzenie odbioru i je odeśle.
Podsumowanie – unikanie błędów przy wypowiedzeniach
Jeśli chcesz zakończyć stosunek pracy między Tobą a jednym z Twoich pracowników, musisz sporządzić i wręczyć wypowiedzenie. Może to być wypowiedzenie zwykłe lub nadzwyczajne. Ważne jest, aby pismo wypowiedzenia nie zawierało błędów formalnych ani merytorycznych. Błędy formalne to wszelkie błędy, które nie dotyczą treści. Jeśli wypowiedzenie jest nieważne, pracownik może złożyć pozew o ochronę przed wypowiedzeniem i żądać odszkodowania. Pracodawcy zazwyczaj popełniają błędy, nie sporządzając wypowiedzenia, takiego jak natychmiastowe wypowiedzenie, na piśmie lub nie obliczając prawidłowo okresu wypowiedzenia. Często zdarza się również, że wypowiedzenie nie zostaje skutecznie doręczone lub jest przekazywane przez nieuprawnione osoby. Prawidłowość wypowiedzenia możesz sprawdzić u prawnika.
